Tugas MPR

Jelaskan dan beri contoh yang ada di dalam kegiatan PR mengenai:
 

1. Pembagian tanggung jawab

2. Penyusunan jadwal

3. Anggaran

 

 *

 

1. Pembagian Tanggung Jawab: 

Melaksanakan koordinasi pekerjaan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai tersebut bukan ditujukan untuk mengambil keuntungan sepihak dari publik sasarannya (masyarakat), namun untuk memperoleh keuntungan bersama. 

 

contoh:

-PR membagikan tugas kepada staf-stafnya dengan jobdesc sesuai keahlian mereka.

 

2. Penyusunan jadwal:

untuk mengelolah waktu PR, dan sebelum melakukan penyusunan jadwal seharusnya menentukan tujuan atau acara dibuat kapan. Dan meliputi keputusan mengenai sasaran dan tujuan program, mengidentifikasi publik yang berkepentingan.

contoh: 

-PR menyusun jadwal untuk pertemuan dengan para media massa

3. Anggaran:

Jumlah uang yang di perlukan untuk menyusun sebuah acara, untuk mengetahui apa saja biaya yang akan digunakan dalam suatu program, memiliki kesesuaian antara suatu program dengan perkiraan biaya, mengetahui jenis program apa saja yang memerlukan sejumlah uang.

contoh:

-PR merinci dana yang kemungkinan akan dikeluarkan dalam melaksanakan konferensi pers

Aksi & Komunikasi

Praktisi PR: bagian dari tim manajemen sebuah organisasi harus terlibat dalam proses pembuatan keputusan untuk memastikan bahwa organisasi melakukan tindakan positif dan bertanggung jawab secara sosial.

(Ada 5 langkah yang menjelaskan bagaimana manusia dipengaruhi untuk dapat berubah)

- Kesadaran

- Minat atau ketertarikan

- Evaluasi

- Percobaan

- Adopsi

(Saluran-saluran pengaruh dasar dalam proses adopsi)

- Media massa

- Perantara bias

- Pihak ketiga yang tidak bias

- Orang penting lainnya

- Pengalaman pribadi

(Memfasilitasi Proses Adopsi)

- Two-step flow of information (Opinion leaders dan followers)

- Multi-step flow of information

- Konsep manajemen stakeholder

- Praktisi PR merupakan komunikator kunci dalam sebuah organisasi

- Menulis merupakan alat utama bagi kerja seorang komunikator, tetapi praktisi harus menguasai berbagai gaya penulisan

- Struktur penulisan dengan piramida terbalik dipandang sebagai sesuatu yang penting karena struktur ini digunakan oleh kebanyakan jurnalis.

(Pemilihan media)

- Media terkontrol. Publikasi internal; surat langsung; poster; dan iklan

- Media tidak terkontrol. Surat kabar; TV; dan radio

(Pertimbangan dasar dari pemilihan media)

- Audiensi

- Waktu yang tepat

- Anggaran

Proses PR

4 Langkah

 

1) Mendefinisikan Permasalahan:

- PR harus mengenal simtom dan penyebab

- PR perlu melibatkan diri dalam penelitian dan pengumpulan data

- PR perlu memantau dan membaca terus pengertian, opini, sikap, dan perilaku mereka yang berkepentingan dan terpengaruh oleh sikap dan tindakan suatu lembaga

2) Perencanaan dan Program:

- PR sudah menemukan penyebab dan sudah siap dengan langkah-langkah pemecahan dan pencegahan

- Dirumuskan dalam bentuk rencana dan program termasuk anggaran

- Kesepakatan bersama dan mendapat dukungan penuh

3) Aksi dan Komunikasi:

- Harus dikaitkan dengan objective / goal yang spesifik

4) Evaluasi Program:

- Pengukuran atas hasil tindakan di masa lalu

Cara-cara mendefinisikan masalah riset, antara lain:

Pengumpulan Fakta

- Riset

- Data-data sekunder

- Content analysis

- Clipping service

- Survei

- Konsultasi

- Pengumpulan fakta dari para pemimpin opini

- Buka telinga

Penelitian

- Informal (Menyimpan dokumen, kontak utama, komite khusus, kelompok fokus, pemantauan informal, internet, perpustakaan, dan sumber database)

- Sekunder (Data yang telah dikumpulkan dan diolah oleh pihak ketiga, data-data yang dipublikasikan dan perpustakaan, PR harus membiasakan skimming atas berita-berita pokok dan membaca secara intensif artikel yang ada kaitannya dengan suatu lembaga)

- Formal (Analisis isi, riset survei, riset eksperimental; laboratorium dan lapangan)

Perencanaan Program PR

1.      A searching look backward. Penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.

2.      A deep look inside. Penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.

3.      A wide look around. Melihat kecenderungan-kecenderungan yang ada pada berbagai aspek (politik, sosial dan ekonomi) di sekeliling kita serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang.

4.      A long, long looks ahead. Jauh memandang ke depan. Tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

POKOK – POKOK PERENCANAAN PR :

>  Rencana Strategis. Rencana jangka panjang. Dibuat oleh manajemen level atas. Memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimplementasikannya. Memprediksi masa depan.

>  Rencana Taktis. Mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada stiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

Tiga dasar hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil dengan baik :

-  Rencana Program harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.

-  Rencana Program tersebut harus mempunyai tujuan.

-  Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut.

Faktor Utama Rencana Program

*  Kegiatan yang akan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR.

*  Perencanaan anggaran.

*  Perizinan dari pihak berwenang.

*  Strategi pelaksanaan suatu kegiatan.

*  Rapat/pertemuan periodik.

*  Perekrutan karyawan beserta job-description-nya.

*  Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak terduga.

Management PR

Management PR:  Di dalam sebuah perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan manajemen yang berlaku untuk mengatur urusan perusahaan atau organisasi tersebut. Seperti Public Relations yang juga mempunyai kaitan dengan manajemen. Disini di jelaskan Public Relations sebagai alat Manajemen, yaitu :

•  Secara structural humas merupakan bagian dari organisasi ini berarti fungsi yang melekat pada manajemen perusahaan.

• Melakukan fungsi dua arah antara lembaga dan public peranannya turu menentukan sukses tidaknya visi, misi dan tujuan organisasi atau perusahaan. 

-PR (Public Relations) juga mempunyai peran dalam menjalankan strategi manajemen organisasi :

1.      Mengevaluasi opini public.

2.      Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi untuk kepentingan public.

3.      Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan.

4.    Menciptakan dan mengembangkan persepsi baik bagi organisasi, perusahaan, lembaga atau produknya terhadap masyarakat yang mempunyai dampak positif bagi masa depan perusahaan, lembaga, dan produknya.

-Manajemen HUMAS secara operasional :

·      Melaksanakan penelitian

·      Perencanaan penyusunan suatu program acara

·      Pengkoordinasian 
·    Produksi 

Ada dua macam memproduksi suatu brand, yaitu : 
-     Hard Selling : menjual produk 
-     Soft Selling : menginformasikan CSR perusahaan tersebut pada khalayak.

-    Pertisipasi khalayak / komunitas : partisipasi humas dalam melakukan suatu komunikasi timbal balik bagi kepentingan organisasi juga publiknyaa missal dalam kegiatan CSR.

-    Nasehat (Advisory) diharapkan humas bisa memberikan sumbangan saran kepada pimpinan berkenan dengan penyesuaian kebijakan yang demi untuk kepentingan public.

Tahapan dalam proses Public Relations, yaitu :

1.    Menentukan masalah : disebut juga tahapan penelitian, yaitu mencari informasi, data yang menjadi pijakan dalam mengambil langkah selanjutnya. Tahaapan ini menjawab pertanyaan apa yang sedang terjadi.

2.     Tahap Perencanaan (Planning) dan penyusunan program : perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk melaksanakan dalam rangka mencapai tujuan.

3.    Aksi dan komunikasi: tahapan ini melaksanakan apa yang sudah pada langkah pertama untuk mencapai apa yang sudah dilaksanakan.

4.     Evaluasi : untuk mengetahui dan menilai aapa yang sudah dilakukan apakah sesuai dengan yang direncanakan.